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防止离职员工的数据泄露

2021年3月1日 由彼特戴维斯

格温多琳•戴维斯概述了在员工离职时,企业可以采取哪些步骤来保护机密信息

随着疫情继续冲击经济,全国各地的雇主正在裁减数万个工作岗位。休假计划减缓了裁员的速度,但是英国失业率预计将达到260万到2021年年中,相当于就业人口的7.5%。

随着现在大多数上班族在家办公,保密和信息安全已成为人力资源专业人员的关键考虑因素。但是你如何确保离职的员工没有带走机密信息呢?

为了防止违反保密或限制性契约的后果,终止后的限制必须是雇员适当的,适当的起草和法律上可执行的。虽然可能需要根据具体情况提供专家建议,但在起草和执行限制性条款和保密义务时,有一些一般性的考虑是值得记住的。

起草限制条款

重要的是要保持你的限制性条款简短和明确,因为他们更有可能被视为可分割的情况下,一个是不可执行的。雇主亦应尽量避免订立笼统的契约,因为这可能导致契约无法执行。

解雇后的限制应始终针对雇员的特定角色和资历,雇主应定期审查或更新契约,以确保它们反映法律或雇员晋升的任何潜在变化。

雇主也应该避免在多个文件中使用多个契约。如果不同的契约适用于同一雇员,法院可能只会执行限制性较低的那一套。

在引入新的契约时,保留员工与之达成协议的证据至关重要。此外,值得考虑的是,让员工有义务告知任何新雇主你的任何限制性条款,并确保离职的员工向新雇主提供一份副本。

最后,一定要记得在雇佣合同中履行你的职责,因为任何违规行为都可能削弱对前雇员执行限制性条款的能力。

执行限制条款

当涉及到终止后限制的执行时,有几个标准是所有雇主都应该注意的。首先,提醒任何离职员工遵守限制性条款,并有义务将限制性条款通知任何新雇主。

如果您怀疑个人可能违反了限制或可能滥用机密信息,雇主应尽快进行调查,以减轻任何损害,并避免丢失任何违反的证据。这可能还需要包括法医文件保留/收集和IT分析,同时确保您遵守数据保护/隐私法律。

在调查过程中,考虑因违规而造成的损害,并尽可能多的证据。此时,可能值得采取紧急专家建议 - 专家可以确保雇主的整体职位仍然受到保护(特别是法律特权,从任何调查开始时)。在调查中记录所有相关费用,包括所花费的管理时间。

如果你不考虑未经通知的禁令,给相关员工发一封预先行动信。这是一个必要的法律步骤,在事态可能通过诉讼升级之前,但它也阐明了员工必须回答的问题。

最后,不要延迟——除了造成额外伤害的可能性,一个员工持续的时间越长,破坏他们的限制条款和/或使用机密信息属于公司,更重要的是他们会破坏雇主获得禁令的能力和增加损失和损害的风险。

Gwendoline Davies是Walker Morris的合伙人和商业纠纷解决主管

组织发展与人才总监

组织发展与人才总监

敏捷-威勒尔,默西塞德郡

£67558 -£70647

威勒尔委员会

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