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新指引对特别行政区有何启示?

2020年12月17日 梅丽莎·楚特鲁特

Melissa Chuttur说,改变员工数据主体访问请求可以让企业更容易处理这个过程

数据主题访问请求(DSAR)通常是雇主生命的祸害 - 编译所寻求的信息是耗时和艰巨的过程。遗憾的是,员工提供雇主访问雇主对其上持有的个人数据的权利已成为员工寻求信息,以加强潜在的就业法庭索赔的越来越常见的工具。

虽然没有逃脱DSAR往往难以处理,但在信息专员办公室(ICO)发布的新指南中,虽然有一丝希望可以使雇主更容易。这将缓解疼痛一点,但它并不代表批发改变,否则雇主可以在桂冠上休息。

新的'停止时钟'对

对于许多组织来说,其中一个主要困难是他们只有一个月才能默认汇编他们雇员要求的所有信息。对于一名长服务员工,这是许多文件和电子邮件,用于搜索,审查,归属和缩减。新的指导允许雇主在需要澄清所要求的内容时“停止时钟”。

这无疑是企业有用的新工具,但至关重要,员工不必缩小他们的回应请求。ICO明确表示停止时钟不应用作毯子方法,只能在澄清真正必要时使用,并且雇主处理有关个人的大量信息。

组织应该尽早寻求澄清,因为如果离开太晚,则在时钟恢复时会有足够的时间来遵守。但是,如果雇主在合理的时间内没有收到回复(ICO表示,一个月通常被认为是合理的),他们可以考虑DSAR关闭。

明显过度的要求

如果一个请求“明显过多”,那么它可以被拒绝。不确定性导致ICO澄清了自己的立场,列出了决定某项请求是否明显过度时需要考虑的因素。这些包括:所要求的资料的性质、要求的内容、与个人的关系、可用的资源以及拒绝遵守是否会对个人造成重大损害。

但是,它仍然是雇主,以表现出“清单过度”,而只是因为要求大量信息本身并不明显过度。如果您不确定,请寻求专家建议。

当请求显然过度或明显毫无根据的时,新指南的其他领域仍在收取费用。虽然仍然没有关于“合理费用”的指导,但现在有更多关于雇主在决定费用时要考虑的指导。

现在可能会成为更常见的广泛,以便在完全拒绝拒绝遵守请求的公司更常见,而员工不会得到他们想要的东西,因为很少有人愿意支付。但是,雇主需要支付费用,那么它应该解释成本并提供其确定费用标准的副本。因此,雇主需要解决这些标准的原则。

那是什么改变了?

虽然指导确实提供了一些清晰度,但停止时钟对企业特别有用,仍然是DSAR可以成为痛苦和耗时的经验的情况。在按下恐慌按钮之前,我所拥有的主要建议是不要等到截止日期之前。确保您提前采取行动,并具有明确和协调的项目计划 - 如果您这样做,事情会更容易。

梅丽莎·楚特尔是德文郡的就业律师

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南约克郡警察局人力资源和组织发展部负责人

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